Auf der Suche nach einer Online-Buchhaltung für mehr Automatisierung

Meine Buchhaltung basiert bis jetzt auf den Programmen Umsatz, GrandTotal und MoneyMoney. Diese Programme sind alle gestartet und ich wechsle dann immer zwischen den Programmen, wenn ich meine Buchhaltung mache. Dabei wiederholen sich einige Aufgaben, die ich gerne automatisieren möchte. Die lokalen Programme können miteinander interagieren, aber dafür sind immer einige Klicks notwendig. Jedes Programm macht einen guten Job und wären auch weiterhin meine erste Wahl, wenn ich nicht Kontist nutzen würde, die einige Integrationen anbieten, um die Buchhaltung zu automatisieren.

Meine ideale Vorstellung wäre folgende: Ich schreibe meine Rechnung und wenn die Zahlung zu dieser Rechnung kommt, wird alles automatisch zugeordnet und gebucht. Ist die Rechnung überfällig, wird automatisch eine Zahlungserinnerung an den Kunden verschickt.

Meine Belege bekomme ich fast immer in digitaler Form, oft per E-Mail. Einige Belege wiederholen sich jeden Monat. Der Beleg kommt immer einige Tage bevor der Betrag vom Konto eingezogen wird. Hier wäre die Idee, dass auf dem E-Mail-Server Regeln hinterlegt sind und die E-Mails mit den angehängten Belegen automatisch an das Buchhaltungssystem geschickt werden. Im nächsten Schritt wird schon mal versucht den Beleg einer Buchung zuzuweisen.

Zusammengefasst: Ich will einfach weniger Zeit mit meiner Buchhaltung verbringen und die Automatisierung soll dabei helfen.

Kontist

Alles hat mit Kontist angefangen. Mitte 2018 bin ich von einer traditionellen Bank zu Kontist gewechselt. Bis heute hat sich bei Kontist einiges getan und es werden auch Integrationen zu Online-Buchhaltungssystem angeboten. Da Kontist der Ausgangspunkt für alle Zahlungen ist, beschränkt sich die Auswahl der Systeme auf lexoffice, Debitoor und FastBill.

Alle drei Systeme können die Daten von Kontist auslesen und auch die Buchungen in Kontist kategorisieren, damit Kontist meine Steuerzahlungen schätzen kann. Nutzt man einer der Integrationen, muss man am Ende nicht mehr so oft in die Kontist-App, um die Buchungen zu kategorisieren.

Da ich mir alle drei Systeme angeschaut habe, war es sehr praktisch, dass man alle drei Systeme parallel mit Kontist verbinden kann.

Hinweis

Dieser Artikel stellt kein vollständiger Test aller drei Systeme dar. Es ist eher eine Ansammlung von unsortierten Notizen, die mir beim Testen der Systeme aufgefallen sind. Dabei habe ich eher weniger in die Hilfe geschaut. Wenn die Oberfläche nicht selbst erklären ist und ich somit eine Funktion nicht direkt gefunden habe, dann bin ich erstmal davon ausgegangen, dass es die Funktion nicht gibt. Für mich muss sich die Software bei der Bedienung selbst erklären.

Die Notizen zu den drei Systemen sind natürlich subjektiv und haben mir dabei geholfen, um mich am Ende für ein System zu entscheiden.

lexoffice

• Version: Buchhaltung & Berichte
• Kontorahmen kann ausgewählt werden
• Rechnungen aus externen Programmen können hochgeladen werden
  • Es wird dann auf den Zahlungseingang gewartet
• Bei den ersten Belegen wurde die Kategorie nicht erkannt und man muss diese manuell angeben
  • Nach weiteren Belegen wird die Kategorie besser erkannt
  • Lädt man eigene Rechnungen hoch werden diese erst als Ausgabe erkannt. Es ist eine manuelle Zuordnung als Einnahme notwendig.
• Es können die Konto-Nummern aus dem Kontorahmen in das Kategoriefeld eingegeben werden
• In dem Beleg können Bereiche markiert werden, um Felder damit zu füllen
• Alle wichtigen Daten werden in einem Beleg erkannt
• Kundennummer lässt sich nicht auf Angebot und Rechnung ausblenden
• Rechnungen und Angebote können über eigenen E-Mail-Adresse/Server verschickt werden
• Einbindung externer Dienste
  • servoice.com
  • Intercom
  • Google Fonts
  • Google Analytics
• Import aus Kontist
  • Will man zum Jahreswechsel die Software wechseln, bleiben erstmal eine ganze Reihe von Umsätzen aus Kontist offen. Dies wird auch im Dashboard angezeigt
  • Den Umsätzen kann manuell ein Beleg zugewiesen werden
  • Nach der Zuweisung eines Belegs muss man wieder die ganze Liste durchscrollen bis man den letzten Posten gefunden hat.
• Belege können über die Web-App oder die App hinzugefügt werden
• Ob dem Umsatz schon ein Beleg zugewiesen wurde, sieht man erst nach einem Klick auf den Posten.
• Pagination der Umsätze scrollt nicht zurück an den Anfang der Liste
• Zugang für Steuerberater
  • Steuerberater bekommt eine E-Mail von lexoffice, wenn die Mail hinterlegt wurde
  • Es können mehrere Zugänge für Steuerberater angelegt werden
  • E-Mail mit Link und PDF, die Informationen über lexoffice enthält
  • Steuerberater legt Passwort selbst fest
  • Manuelle Export der Daten im Datev-Format möglich
  • DATEVconnect online kann auch genutzt werden
  • Dateiaustausch möglich zwischen Steuerberater und Mandaten
  • E-Mail und Name reicht
  • Steuerberater kann Einstellungen für meinen Account vornehmen
• Rechnung
  • Leistungsdatum wird nur als echtes Datum dargestellt
  • Scheinbar keine Option, um z.B. den Satz "Rechnungsdatum entspricht Leistungsdatum" hinzuzufügen.
  • Positionen können einen Titel und eine Beschreibung haben
  • Schriftart: Arial, Times New Roman, Trebuchet MS, Georgia, Verdana
  • Unterschiedliche Layouts für Abschnitte in Rechnung
  • Spalten lassen sich ausblenden, die Breite anpassen, die Ausrichtung anpassen
• Dashboard
  • Bietet eine gute Übersicht über den aktuellen Ist-Zustand
  • Durch Kontist bin ich es gewohnt nicht mehr meinen echten Kontostand zu sehen. lexoffice stellt diese sehr präsent dar. Es wäre praktisch, wenn lexoffice den gleichen Kontostand wie Kontist darstellen würde, in dem die kommenden Steuerzahlungen nicht mehr enthalten sind.

Debitoor

• Zum Testen bekommt man eine abgespeckte Version. Es ist vermutlich die kleinste Version, bei der noch mal die Anzahl der möglichen Rechnungen beschränkt ist. Debitoor Pläne
• Rechnungen müssen in Debitoor erstellt werden. Rechnungen aus externen Programmen können nicht hochgeladen werden.
  • Da diese Funktion für mich sehr wichtig ist, habe ich mir Debitoor nicht so genau wie die anderen beiden Dienste angeschaut
• Beim Banking werden erstmal alle Posten aufgelistet. Diese müssen dann manuell zugeordnet werden. Beim Zuordnen kann dann auch ein Beleg ausgewählt werden
• Kategorie wird nach dem Hochladen gut erkannt und direkt ausgewählt.
• Kontorahmen lässt sich nicht aktiv auswählen
• Bei der Auswahl der Kategorie sind mehrere Klicks notwendig und man kann nicht nach der Kategorie oder Kontonummer suchen
• E-Mails werden von direkt von Debitoor verschickt. Kein Versand über eigenen Server möglich.
• Einbindung externer Dienste
  • Intercom
  • TrackJS
• Option, um ein Hinweis auf der Rechnung zu geben. Erscheint unterhalb der Rechnungsadresse
• Lieferant wird in Beleg nicht erkannt. Es gibt kein Vorschlag einen neuen anzulegen.
• Dashboard
  • Kachel "Zum App Markt" lässt sich nicht ausblenden
  • Biete eine einfache Übersicht über den Ist-Stand
  • Visualisierung von Einnahmen, Ausgaben und den Stand von offenen Rechnungen
• Belege können per Mail weitergeleitet werden
• Steuerberater
  • An E-Mail-Adresse wird ein Link verschickt
  • Steuerberater muss vollständig seine Daten angeben
  • Weiter konnte ich diese Funktion nicht testen, da ein Fehler beim Erstellen des Accounts aufgetreten ist und es keine weiteren Informationen zu diesem Fehler gab.

Fastbill

• Tarif: Pro
• Zuordnung der Belege zu einer Transaktion ist im ersten Moment etwas verwirrend
  • Es wird ein Bereich angeboten, in den man seinen Beleg ziehen kann. In diesen Bereich können aber keine externen Belege hinzugefügt werden.
  • Man muss erst eine Ausgabe anlegen, dann kann man den Beleg einer Transaktion zuweisen.
  • Es gibt Vorschläge, um nach den Belegen zu suchen.
  • Unter Dokumenten Drag-and-drop für Dateien
• Texterkennung von Dokumenten funktioniert gut
• Ist ein Dokument hochgeladen und kategorisiert, wird versucht das Dokument automatisch einer Transaktion zuzuweisen.
• Manuelles Hinzufügen von Einnahmen möglich
• Fälligkeit aus eigener Rechnung nicht zuverlässig erkannt
• Im Banking-Bereich sieht man auf einen Blick, ob einer Transaktion ein Dokument zugewiesen ist.
• Filterung, ob Transaktion schon bearbeitet wurde
• Es ist direkt erkennbar, ob der Transaktion ein Dokument zugeordnet ist.
• Mehrfach Upload von Dokumenten möglich
• Es gibt eine Inbox für Dokumente, die noch nicht verarbeitet wurden. Der Ansatz mit der Inbox gefällt mir gut.
• Transaktionen vor einem Datum können in einem Zug als erledigt markiert werden
• Belege könnte per Mail an das System geschickt werden
• Transaktion kann eine Zahlung ohne Beleg zugewiesen werden
  • Auswahlbox von Kategorie erlaubt kein Suchen
  • Umsatzsteuer muss manuell angeben werden
• Zugang für Steuerberater
  • Passwort wird selbst gewählt
  • Download der Daten im Datev-Format nur möglich, wenn der Steuerberater als Mitarbeiter hinzugefügt wird.
  • Übertrag über DATEVconnect online Schnittstelle
  • Nur das selbst gewählte Passwort ist notwendig, damit der Steuerberater sich anmelden kann
  • E-Mail wird nur zum Versand des monatlichen Reports verwendet
• Kontorahmen kann nicht direkt ausgewählt werden. Es können jedoch die Nummer der Konten angepasst werden.
• Rechnung erstellen
  • Leistungsdatum: Standardwert ist "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"
  • Positionen haben nur ein Feld für die Beschreibung. Keine Trennung von Titel und Beschreibung
  • Einheiten müssen ausgeschrieben werden - Keine Auswahl-Feld
  • Kundennummer kann ausgeblendet werden
  • Die Positionen der Felder sind fest - Jedoch kann die Ausgabe der Felder mit der Beschreibung und dem Platzhalter angepasst werden
  • Spaltenbreite und auch welche Spalten angezeigt werden sollen, lassen sich einstellen, Ausrichtung lässt sich anpassen
  • Bereiche mit den Feldern lassen sich verschieben
  • Es lässt sich ein Inhaltsblock "Frei Text" hinzufügen. Damit könnte man Custom Fields für Kunden abdecken
  • Schrift: Arial, Times New Roman, Arial extended
• Footer kann gut angepasst werden
• Import eigener Rechnungen funktioniert nur in Chrome ordentlich. In Firefox wird das PDF nicht angezeigt.
• Erkennung der Gesamtsumme nicht so zuverlässig, wenn die Rechnung mehrere Seiten hat.
• Auswahl der Kategorie eines Belegs hat nur eine kleine Auswahl. Man kann in dem Feld nicht suchen und auch keine Nummer eines Kontos eingeben
• Einbindung externer Dienste
  • Google Tag Manager
  • Zendesk
  • Intercom
• Dashboard
  • Letzte und fällige Rechnungen
  • Option, um Dokumente direkt hochzuladen
  • Auflistung von Kunden und letzten Dokumenten

Alternativen

Grundsätzlich bin ich ein großer Freund davon so viel wie möglich unter der eigenen Kontrolle zu haben und sich nicht von externen Anbietern abhängig zu machen. Bei dem Thema Buchhaltung siegt aber die Bequemlichkeit. An der Stelle möchte ich ein System, das einfach läuft und ich mich nicht darum kümmern muss. Zusätzlich ist mit die Integration in Kontist wichtig. Trotz dieser Tatsache habe ich mich auch ein bisschen nach Lösungen umgeschaut, die man selber hosten kann. Dabei bin ich auf InvoiceNinja und Kiama gestoßen. Wenn man etwas Energie reinsteckt, könnte ich mir auch vorstellen, dass man die vor kurzem vorgestellte Kontist API integrieren kann, um die Daten abzugleichen.

Dieser Weg ist aber für mich erstmal keine Option. Trotzdem soll dieser Weg an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben.

Fazit

Ein System konnte ich recht schnell ausschließen, da eine grundlegende Funktion für mich gefehlt hat. In der Übergangszeit will ich erstmal weiter meine Rechnungen in GrandTotal erstellen. Somit braucht der Dienst die Option, dass ich meine Rechnungen hochladen kann. In Debitoor kann man aber scheinbar nur die Rechnungen verwenden, die in dem System erstellt wurden.

lexoffice und FastBill machen beide einen guten Eindruck. Ich hatte oft das Gefühl, dass es immer ein hin und her zwischen den Diensten ist. Die eine Funktion macht der eine Dienst besser und die andere ist besser beim anderen Dienst.

Da ich nur die Vorarbeit für meine Steuerberaterin machen, soll es für sie am Ende auch sehr einfach sein, dass sie an die Daten kommt. Da ich nicht direkt auch DATEV online umstellen will, soll es eine gute und einfache Möglichkeit geben, dass man die Daten im DATEV-Format exportieren kann. Bei FastBill ist der Kontorahmen nicht mehr so stark verankert wie bei lexoffice. Da ich meine Ausgaben aber nach dem Kontorahmen SKR 03 zuordnen, soll dieser einfach auswählbar sein ohne alle Kategorien manuell neu zuzuordnen. Gefühlt steck bei lexoffice mehr die traditionelle Buchhaltung dahinter.

Die eingangs vorgestellte Idealvorstellung habe ich noch nicht erreicht. Da ich meine Rechnungen vorerst mit GrandTotal schreibe, fehlt z.B. das automatische Benachrichtigen der Kunden, wenn die Rechnung überfällig ist. Des Weiteren bietet lexoffice nicht die Option, um Belege direkt an eine E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Dieses Problem lässt sich aber Dank der API recht gut umgehen. Wie ich meine Belege über die API hochlade, zeige ich in einem zukünftigen Artikel.

Auch wenn bei lexoffice ein paar Funktionen fehlen, ist es für mich das bessere Gesamtpaket. Meine Buchhaltung habe ich jetzt auf lexoffice umgestellt. Als Stichtag habe ich den 01.01. verwendet und nachträglich für diesen Zeitraum allen Umsätzen Belege hochgeladen und zugeordnet.

Damit GrandTotal auch weiterhin auf Stand ist, muss ich dort auch noch die Rechnungen als bezahlt markieren. Dies geht aber mit MoneyMoney und Drag-and-Drop relativ schnell. In der Zukunft werde ich auf jeden Fall versuchen, meine Rechnungen direkt in lexoffice zu schreiben.

In den ersten Wochen der Nutzung habe ich direkt gemerkt wie viel schneller alles geht. Wenn ich Belege vorliegen habe, dann werden diese direkt hochgeladen. Über die App lässt sich die Zuordnung auch mal nebenbei machen oder man bestätigt die automatischen Zuordnungen in der Web-App und ist schon fertig.

Insgesamt bin ich dem Ziel meine Buchhaltung weiter zu automatisieren ein Stück näher gekommen.